Partner poprawia opisy czasu pracy przed fakturowaniem, starszy prawnik szuka ostatniej wersji umowy, associate ponownie przekazuje administracji dane klienta. Każda czynność zajmuje kilka minut – ale w skali miesiąca kancelaria płaci za wiele godzin pracy administracyjnej.
Praca administracyjna w kancelarii staje się szczególnie droga, gdy wykonują ją osoby, których stawka godzinowa jest wysoka, a dostępność – ograniczona. Każda kancelaria, która stawia na rozwój, wie, że nie tak to powinno wyglądać.
Najwięcej czasu pochłaniają drobne czynności wykonywane wielokrotnie w ciągu dnia. Zwykle nie trafiają do raportów, ponieważ występują między zadaniami merytorycznymi.
W kancelariach często należą do nich:
Koszt rośnie, gdy wykonanie czynności wymaga przejścia przez kilka narzędzi albo udziału prawnika tylko dlatego, że dane nie są dostępne we właściwym miejscu.
Koszt pracy administracyjnej można oszacować za pomocą prostego wzoru:
liczba prawników × minuty pracy administracyjnej dziennie × dni robocze × koszt godziny pracy
Jeżeli 40 prawników przeznacza średnio po 25 minut dziennie na szukanie informacji oraz poprawianie wpisów, kancelaria wykorzystuje na te czynności ponad 333 godziny w miesiącu liczącym 20 dni roboczych. Koszt można przeliczyć według kosztu wewnętrznego czasu lub średniej zrealizowanej stawki.
Pierwszy wynik pokazuje koszt operacyjny, natomiast drugi wskazuje potencjalną wartość pracy dla klientów. Nie każda odzyskana godzina zostanie zafakturowana, ale część tej puli może poprawić dostępność zespołu.
W badaniu Thomson Reuters ponad 2200 specjalistów z branży prawnej i innych zawodów opartych na wiedzy przewidywało, że AI może w ciągu roku oszczędzić im średnio cztery godziny tygodniowo. Jest to prognoza respondentów, a nie pomiar efektów, pokazuje jednak skalę czasu dostrzeganego w zadaniach możliwych do usprawnienia.
Najlepszym punktem wyjścia do sprawdzenia, czy godziny pracy prawników uciekają na pracę administracyjną, jest tygodniowy audyt prowadzony na sprawach, które aktualnie prowadzi kancelaria. Uczestnicy zapisują czynności organizacyjne trwające dłużej niż dwie minuty i wskazują ich przyczynę. Celem jest znalezienie powtarzalnych przeszkód w pracy zespołu.
Samo zatrudnienie kolejnej osoby może nie pomóc, jeżeli dokumenty pozostają w skrzynkach prawników, a status sprawy zna wyłącznie jej opiekun. Back office nadal będzie wtedy prosił zespół o informacje.
Podczas audytu warto sprawdzić:
Po tygodniu należy pogrupować wyniki według przyczyny i przeliczyć czas na wszystkie osoby wykonujące podobne czynności. Pojedyncze pięć minut staje się wtedy mierzalnym kosztem kancelarii.
SingleCase porządkuje informacje związane ze sprawą w jednym środowisku. Wiadomości oraz załączniki można przypisać do właściwej sprawy, a historia wersji pomaga ustalić, z którego pliku powinien korzystać zespół.
Platforma podpowiada także wpisy czasu na podstawie aktywności związanej z dokumentami i wiadomościami, uwzględniając spotkania w kalendarzu. Prawnik weryfikuje propozycję, zamiast pod koniec dnia rekonstruować przebieg pracy.
Zarejestrowane dane trafiają do fakturowania oraz raportowania. SingleCase podaje, że korzystające z platformy kancelarie mogą ograniczyć nakład pracy związany z fakturowaniem o 50 proc. i zwiększyć liczbę rejestrowanych godzin o 10 proc. Rezultat zależy od procesów kancelarii oraz sposobu wdrożenia systemu.
Więcej o funkcjach SingleCase: www.singlecase.pl
Odzyskanie czasu prawników wymaga ustalenia, dlaczego wykonują oni zadania administracyjne. Największy efekt daje uporządkowanie przepływu danych: od wykonania pracy do jej rozliczenia. Prawnik angażuje się wtedy w decyzje wymagające jego wiedzy, zamiast odszukiwać informacje dla innych osób.
Przeczytaj także: Czy Twoja kancelaria pracuje za darmo? oraz Kiedy kancelaria potrzebuje systemu do zarządzania?.
Praca administracyjna prawnika obejmuje czynności organizacyjne potrzebne do prowadzenia i rozliczenia sprawy. Przykładami są wyszukiwanie dokumentów lub uzupełnianie czasu.
Koszt pracy administracyjnej można policzyć, mnożąc jej czas przez wewnętrzny koszt godziny pracy prawnika. Warto również oszacować wartość pracy dla klientów, której zespół nie mógł wtedy wykonać.
Kancelaria może ograniczyć czas wyszukiwania, zapisując dokumenty oraz korespondencję we właściwych sprawach. Historia wersji pozwala szybko ustalić aktualny plik.
System do zarządzania kancelarią odciąża prawników, gdy ogranicza ręczne przenoszenie informacji między dokumentami, rozliczeniami i raportami. SingleCase dodatkowo podpowiada wpisy czasu na podstawie wykonanych czynności.
Chcesz sprawdzić, ile kosztownego czasu prawnicy w Twojej kancelarii przeznaczają na zadania organizacyjne? Zobacz, jak SingleCase porządkuje pracę nad sprawami i ogranicza ręczne czynności przy timekeepingu oraz fakturowaniu. Umów krótką prezentację: www.singlecase.pl.
