Czy Twoja kancelaria pracuje za darmo, czyli niezafakturowane godziny

Koniec miesiąca. Dział finansowy lub księgowa przypomina prawnikom o uzupełnieniu czasu pracy – próbują więc oni odtworzyć ostatnie tygodnie z kalendarza i wysłanych wiadomości. Ważne spotkanie z klientem łatwo sobie przypomnieć, ale krótka rozmowa albo poprawki naniesione wieczorem mogą już nie trafić do timesheetu.

Brzmi znajomo? Przy większym zespole drobne pominięcia składają się na dziesiątki lub setki godzin miesięcznie. Jeśli 30 prawników nie zapisze średnio 15 minut wykonanej pracy dziennie, po 20 dniach roboczych z ewidencji znika 150 godzin. Ich wartość można obliczyć, mnożąc ten wynik przez średnią zrealizowaną stawkę kancelarii. Nie każda z tych godzin zostałaby zaakceptowana przez klienta, ale dopóki praca nie zostanie zarejestrowana, kancelaria nie może jednak zdecydować, czy ją zafakturować albo uwzględnić w ocenie rentowności sprawy. To pierwszy krok do rozliczeniowego – i nie tylko – chaosu w kancelarii.

Rejestracja czasu pracy w kancelarii – na czym najczęściej tracą prawnicy?

Straty powstają zwykle między spotkaniem a kolejnym zadaniem. Kilkuminutową czynność łatwo odłożyć do późniejszego zapisania, a następnie o niej zapomnieć.

Dzieje się tak najczęściej z powodów takich jak:

Prawnicy zza oceanu, za pośrednictwem American Bar Association, zwracają uwagę, że opóźnione wpisy obniżają dokładność rozliczeń i mogą prowadzić do utraty przychodów. Czas pracy zdecydowanie warto więc rejestrować, gdy prawnik nadal pamięta kontekst pracy. Oczywiste? A jednak – w wielu polskich kancelariach – nadal nie.

Warto też rozróżnić trzy etapy, na których zmniejsza się wartość wykonanej pracy:

Nawet najlepsza windykacja nie odzyska godzin, których nikt wcześniej nie zapisał.

Jak policzyć, ile czasu nie trafia do rozliczenia w kancelarii prawnej?

Najlepiej zacząć od krótkiego audytu. Przez dwa tygodnie można porównać wpisy czasu z aktywnością widoczną w kalendarzach oraz dokumentach. Warto uwzględnić również wiadomości przypisane do spraw.

Audyt powinien odpowiedzieć na kilka pytań:

Skalę podstawowej luki można oszacować według prostego wzoru:

liczba prawników × średnia liczba pominiętych minut dziennie × liczba dni roboczych

W kolejnym kroku należy sprawdzić, jaka część tego czasu mogłaby zostać zafakturowana zgodnie z umową z klientem.

Pomocny jest również tzw. realization rate, czyli relacja wartości zafakturowanej pracy do wartości czasu podlegającego rozliczeniu. Jeżeli wskaźnik spada, trzeba sprawdzić, ile zarejestrowanego czasu jest usuwane przed wystawieniem faktury i z jakiego powodu. Regularne śledzenie realization rate pozwala ocenić, czy kancelaria ma problem z rejestrowaniem pracy, czy raczej z wyceną prowadzonych spraw.

Jak poprawić rejestrowanie czasu pracy w kancelarii, tak aby prawnicy faktycznie chcieli to robić?

Kolejne przypomnienie może poprawić dodawanie wpisów do rejestru godzin pracy tylko na chwilę. Trudno jednak zbudować trwały nawyk, jeżeli rejestrowanie czasu wymaga zatrzymania pracy i otwarcia osobnego narzędzia. Prawnicy po prostu nie mają na to czasu… i często zwyczajnie czują opór przed robieniem tego.

Skuteczny proces powinien więc ograniczać wysiłek potrzebny do wykonania wpisu. Pomagają w tym:

SingleCase podpowiada wpisy czasu na podstawie wiadomości prawników oraz dokumentów, na których pracują, uwzględniając również spotkania z kalendarza. Prawnik sprawdza propozycję i decyduje, co przypisać do danej sprawy. Nie musi wieczorem odtwarzać całego dnia z pamięci.

Zarejestrowany czas trafia do procesu rozliczenia, a partnerzy mogą obserwować wykorzystanie budżetu sprawy. Rejestrowanie czasu pracy w kancelarii staje się w ten sposób źródłem informacji o tym, jak pracują prawnicy i gdzie nakład ich pracy przekracza wcześniejsze założenia. To podstawowe dane do skutecznego zarządzania kancelarią i wprowadzania usprawnień.

Więcej o funkcji: poznaj możliwości platformy SingleCase.

Rejestrowanie czasu pracy w kancelarii – SingleCase

Celem uporządkowanego rejestrowania czasu pracy jest uchwycenie pracy już wykonanej, nie wydłużanie dnia prawników. Pełniejsze dane pozwalają świadomie zdecydować, które czynności rozliczyć zgodnie z umową. Ułatwiają też zauważenie spraw wymagających zbyt dużego nakładu. W tym właśnie pomaga platforma do zarządzania kancelarią SingleCase.

Jeśli partner widzi narastający WIP i wykorzystanie budżetu w trakcie miesiąca, może zmienić organizację pracy albo porozmawiać z klientem o zakresie zlecenia. Raport przygotowany po rozliczeniu opisuje już tylko skutek wcześniejszych decyzji – i niczego nie zmienia.

„Fakturowanie przyspieszyło, a nasz WIP jest o 25 proc. niższy niż rok wcześniej. Nigdy nie mieliśmy tak efektywnego procesu fakturowania” – mówi Martin Jeřábek, CFO HAVEL & PARTNERS, największej kancelarii w Czechach, która korzysta z SingleCase.

„Dzięki SingleCase fakturujemy około 15 proc. więcej godzin – wcześniej te godziny były pomijane” – dodaje Pavol Blahusiak, partner zarządzający PaulQ, kancelarii, która także korzysta z SingleCase.

Warto więc sprawdzać nie tylko łączną liczbę zarejestrowanych godzin, ale także:

Kancelarie, które korzystają z SingleCase, mogą to zrobić przy pomocy kilku kliknięć.

Podsumowanie

FAQ

Jak często prawnik powinien uzupełniać czas pracy?

Prawnik powinien rejestrować czas na bieżąco albo najpóźniej tego samego dnia. Każdy kolejny dzień zwiększa ryzyko pominięcia krótkich czynności lub przypisania ich do niewłaściwej sprawy.

Czy każda zarejestrowana czynność w kancelarii musi znaleźć się na fakturze?

Nie, zarejestrowanie czynności nie oznacza automatycznie, że zostanie ona zafakturowana. Decydują o tym ustalenia z klientem i przyjęty model rozliczeń. Pełne dane o nakładzie pracy są jednak potrzebne do oceny rentowności sprawy.

Czy system może wspierać rejestrowanie czasu prawników?

Tak, system może proponować wpisy, które prawnik następnie sprawdza i zatwierdza. W SingleCase podpowiedzi powstają na podstawie pracy z wiadomościami oraz dokumentami, a także spotkań zapisanych w kalendarzu.

Jak sprawdzić, ile czasu pracy kancelaria nie rejestruje?

Najlepiej przez kilkanaście dni porównywać wpisy czasu z rzeczywistą aktywnością prawników. Taki audyt pozwala zauważyć powtarzające się braki i oszacować ich wpływ na przychody kancelarii.

Kto powinien kontrolować, czy wpisy dotyczące czasu pracy są kompletne?

Odpowiedzialność za bieżące monitorowanie wpisów warto przypisać konkretnej osobie z zespołu finansowego lub operacyjnego. Partnerzy powinni natomiast ustalić jasne zasady rejestrowania czasu i regularnie sprawdzać poziom niezafakturowanej pracy.

Co zrobić, jeśli prawnicy uzupełniają czas dopiero pod koniec miesiąca?

Warto skrócić cykl kontroli i wprowadzić przypomnienia jeszcze w trakcie tygodnia. Pomocne są również automatyczne podpowiedzi wpisów, dzięki którym prawnik nie musi odtwarzać wszystkich wykonanych czynności z pamięci.

Chcesz sprawdzić, ile wykonanej pracy nie trafia dziś do rozliczenia w Twojej kancelarii? Zobacz, jak SingleCase wspiera timekeeping i fakturowanie w kancelarii. Umów się na krótką i niezobowiązującą prezentację.

Źródła