AI dla prawników w Wordzie: jak SingleDraft pomaga w pracy z dokumentami?

Wyobraź sobie taką sytuację: na godzinę przed spotkaniem z klientem otrzymujesz kolejną wersję kilkudziesięciostronicowej umowy. Jako prawnik musisz przejrzeć zmiany i sprawdzić najważniejsze detale. Klient oczekuje również wersji dwujęzycznej. Dokument pozostaje otwarty w Wordzie, a Ty zaczynasz pracę, licząc (być może zbyt optymistycznie), że zmieścisz się w czasie.

Właśnie przy takich zadaniach sztuczna inteligencja, która działa w naturalnym otoczeniu pracy prawnika – czyli w Wordzie – może przynieść największą korzyść. Pomaga sprawdzić dokument, odnaleźć niespójności i przygotować roboczą wersję tłumaczenia. Prawnik nadal odpowiada za ocenę prawną oraz ostateczny kształt dokumentu, ale może poświęcić mniej czasu na mechaniczną kontrolę tekstu. Tak właśnie działa SingleDraft od SingleCase. SingleDraft to asystent AI dla prawników działający bezpośrednio w Microsoft Word. Pomaga redagować i weryfikować dokumenty, a także korzystać z wiedzy zgromadzonej przez kancelarię.

W jakich zadaniach AI w Wordzie może pomóc prawnikowi?

AI najlepiej sprawdza się przy czynnościach, które mają jasno określony cel i można je zweryfikować. W pracy nad dokumentami będą to przede wszystkim:

• Kontrola spójności dokumentu. Narzędzie może wykryć nieużywane definicje i błędne odesłania. Może również wskazać różnice w nazwach stron albo pozostawione pola do uzupełnienia.
• Wstępna weryfikacja formalna. AI pomaga odnaleźć literówki i niespójne formaty dat. Zwraca też uwagę na nieprawidłową numerację lub powtórzone fragmenty.
• Porównanie dokumentu ze wzorem kancelarii. Narzędzie może wskazać odstępstwa od przyjętego szablonu i przygotować listę kwestii wymagających decyzji prawnika.
• Tworzenie wersji dwujęzycznych. AI może przetłumaczyć dokument z zachowaniem jego struktury, dzięki czemu prawnik nie musi ręcznie zestawiać kolejnych akapitów w dwóch kolumnach.
• Wyszukiwanie wcześniejszych klauzul. Narzędzie korzystające z wiedzy kancelarii może pomóc odnaleźć postanowienia wykorzystane w podobnych sprawach i wstawić je do aktualnego dokumentu.
• Przygotowanie pierwszego szkicu. Na podstawie polecenia prawnika AI może zaproponować treść fragmentu umowy albo przeredagować istniejące postanowienie. Każda taka propozycja wymaga późniejszej oceny.

Najwięcej czasu można odzyskać wtedy, gdy narzędzie przejmuje powtarzalną kontrolę, a prawnik koncentruje się na konsekwencjach danego postanowienia. AI może zauważyć, że w dokumencie pozostało błędne odesłanie. Decyzja, jakie ryzyko z tego wynika i czy należy je zaakceptować, nadal należy do prawnika.

SingleDraft – AI w Wordzie jest po prostu praktyczne

Word pozostaje podstawowym środowiskiem pracy z dokumentami w kancelariach. Narzędzie dostępne w tym samym programie może analizować aktualną wersję pliku i zachować jego układ. Ogranicza również przełączanie się między aplikacjami, które przerywa pracę i zwiększa ryzyko wykorzystania niewłaściwej wersji.

Praktyczna różnica pojawia się zwłaszcza podczas pracy nad długimi dokumentami. Prawnik może poprosić o wskazanie niespójności, a następnie przejść bezpośrednio do oznaczonych miejsc. W przypadku wersji dwujęzycznej zachowana struktura pozwala skupić się na znaczeniu poszczególnych zapisów, zamiast naprawiać rozjechane formatowanie.

Integracja z Wordem ułatwia również wdrożenie narzędzia w zespole. Prawnicy nie muszą całkowicie zmieniać swojego sposobu pracy, ponieważ nowa funkcja pojawia się w programie, który znają i wykorzystują każdego dnia.

Jak SingleDraft wspiera pracę prawnika w Wordzie?

SingleDraft od SingleCase jest asystentem AI przygotowanym do pracy z dokumentami prawnymi bezpośrednio w Wordzie. Dostępny jest dla użytkowników platformy do zarządzania kancelarią SingleCase.

SingleDraft analizuje dokument w jego aktualnym kontekście i pomaga sprawdzić jego spójność. Może także porównać treść z szablonami stosowanymi przez kancelarię.

Narzędzie wykrywa między innymi brakujące dane stron i błędne odesłania. Wskazuje też nieużywane definicje oraz pozostawione pola. Prawnik otrzymuje listę elementów wymagających uwagi i sam decyduje, które zmiany wprowadzić.

SingleDraft pomaga również przygotowywać wersje dwujęzyczne i tłumaczyć całe dokumenty z zachowaniem ich struktury. Umożliwia wyszukiwanie wcześniejszych klauzul w zasobach kancelarii, dzięki czemu wiedza zgromadzona przy poprzednich sprawach może zostać ponownie wykorzystana.

„Najbardziej przydatne są dla mnie przegląd dokumentów oraz tworzenie ich dwujęzycznych wersji jednym kliknięciem. Te funkcje oszczędzają wiele czasu i wysiłku” – mówi Ondrej Sudoma z Eversheds Sutherland, który korzysta z SingleDraft od SingleCase na co dzień.

Dane kancelarii pozostają prywatne i nie są wykorzystywane do trenowania zewnętrznych modeli AI. SingleCase stosuje szyfrowanie dokumentów i posiada certyfikat ISO/IEC 27001. Więcej informacji można znaleźć na stronie poświęconej bezpieczeństwu.

Bezpieczeństwo jest najważniejsze – SingleDraft nie podejmuje decyzji za prawnika

AI nie powinno samodzielnie przesądzać o ocenie ryzyka prawnego ani rekomendować klientowi ostatecznego rozwiązania. Może przygotować materiał do analizy, jednak wynik zależy od jakości polecenia i informacji dostępnych dla narzędzia. Wygenerowana odpowiedź może brzmieć przekonująco, mimo że zawiera błąd.

Szczególnej uwagi wymagają:

• interpretacja przepisów oraz ocena ich zastosowania w konkretnej sprawie;
• wybór rozwiązania odpowiadającego interesom klienta;
• sprawdzenie aktualności przywołanych informacji;
• decyzje negocjacyjne i akceptacja ryzyka;
• ostateczna kontrola dokumentu przed wysłaniem.

Największą wartość daje więc właściwy podział pracy: AI przyspiesza wstępną analizę i wskazuje miejsca wymagające uwagi, a prawnik wykorzystuje swoją wiedzę do ich oceny. Dzięki temu zespół może szybciej przejść od mechanicznej kontroli dokumentu do decyzji, które rzeczywiście wymagają doświadczenia prawniczego.

Na co warto zwrócić uwagę przy wdrażaniu AI w kancelarii?

Wdrożenie warto rozpocząć od jednego procesu, którego efekt można łatwo ocenić. Dobrym punktem wyjścia będzie kontrola dokumentów albo przygotowywanie wersji dwujęzycznych.

Przed udostępnieniem narzędzia całemu zespołowi kancelaria powinna:

• wybrać grupę dokumentów testowych;
• określić zadania, przy których wolno korzystać z AI;
• ustalić zasady weryfikacji wyników;
• przeszkolić prawników w zakresie ochrony informacji;
• porównać czas pracy przed rozpoczęciem testu i po jego zakończeniu.

Taki pilotaż pokazuje, przy których czynnościach AI faktycznie oszczędza czas, a gdzie tworzy dodatkową pracę. Pozwala również wypracować wspólne zasady, zanim każdy prawnik zacznie korzystać z narzędzi według własnego pomysłu.

Przeczytaj także: Czy Twoja kancelaria pracuje za darmo, czyli niezafakturowane godziny.

Podsumowanie

• AI dla prawników, które działa w Wordzie, może przyspieszyć weryfikację umowy, wskazując niespójne definicje oraz błędne odesłania, a także pozostawione pola wymagające uzupełnienia.
• SingleDraft najlepiej sprawdza się przy powtarzalnych zadaniach związanych z przygotowywaniem i kontrolą dokumentów prawnych.
• Przy tworzeniu dokumentów dwujęzycznych AI może zachować strukturę pliku i odpowiednio zestawić obie wersje językowe, które następnie sprawdza prawnik.
• Asystent AI działający bezpośrednio w Wordzie – SingleDraft – pozwala analizować aktualną wersję dokumentu i ogranicza konieczność przenoszenia treści między narzędziami.
• AI wspiera analizę dokumentu, natomiast ocena ryzyka oraz wybór rozwiązania odpowiadającego interesom klienta nadal należą do prawnika.
• SingleDraft od SingleCase pomaga prawnikom redagować i weryfikować dokumenty w Wordzie, przygotowywać wersje dwujęzyczne oraz korzystać z wiedzy zgromadzonej przez kancelarię.

FAQ

Czy SingleDraft może przygotować projekt umowy w Wordzie?

Tak, SingleDraft od SingleCase może przygotować roboczy projekt umowy albo zaproponować treść wybranego postanowienia. Prawnik powinien następnie zweryfikować zgodność dokumentu z prawem i interesem klienta.

Czy AI dla prawników może sprawdzić błędy w dokumencie prawnym?

Tak, SingleDraft może wskazać literówki i niespójne definicje. Narzędzie potrafi również wykryć błędne odesłania lub pola, które pozostały nieuzupełnione.

Czy AI może tworzyć dwujęzyczne dokumenty w Wordzie?

Tak, odpowiednie narzędzie może przygotować dwujęzyczną wersję dokumentu z zachowaniem jego struktury. Prawnik nadal powinien sprawdzić terminologię oraz znaczenie postanowień w obu językach.

Czy korzystanie z AI przy dokumentach klienta jest bezpieczne?

Może być bezpieczne, jeżeli kancelaria wybierze narzędzie spełniające jej wymagania dotyczące poufności i ochrony danych – np. SingleDraft od SingleCase. Przed wdrożeniem trzeba sprawdzić zasady przechowywania informacji oraz dostęp do dokumentów.

Czy AI może zastąpić prawnika podczas pracy nad umową?

Nie. AI może przyspieszyć analizę dokumentu i wskazać elementy wymagające uwagi, ale odpowiedzialność za ocenę prawną pozostaje po stronie prawnika.

Chcesz zobaczyć, jak AI może pomagać prawnikom bezpośrednio w Wordzie? Umów prezentację SingleDraft i sprawdź jego działanie na zadaniach, które Twój zespół wykonuje każdego dnia.

Źródła

• Krajowa Izba Radców Prawnych – rekomendacje dotyczące korzystania z AI
• singlecase.com