AI dla kancelarii prawnych może skrócić wyszukiwanie dokumentów i ułatwić wykorzystywanie know-how zgromadzonego przy wcześniejszych sprawach. Prawnik nie musi znać nazwy pliku ani dokładnego sformułowania – narzędzie odnajdzie klauzulę na podstawie znaczenia pytania.
Skuteczność takiego rozwiązania zależy od jakości zasobów kancelarii. AI wykorzysta tylko te dokumenty, do których ma dostęp, i nie ustali samodzielnie, która z kilku podobnych wersji została zaakceptowana przez klienta. Rozproszone pliki oraz materiały zapisane w prywatnych folderach nadal mogą pozostać poza zasięgiem zespołu.
AI może wyszukiwać wiedzę kancelarii, analizując znaczenie pytania oraz dokumentów. Prawnik nie musi wtedy znać dokładnej frazy znajdującej się w pliku.
Klasyczna wyszukiwarka odnajduje wskazane słowo w nazwie lub treści dokumentu. Jeżeli prawnik wpisze „zakaz konkurencji”, może nie zobaczyć klauzuli opisanej jako „ograniczenie działalności konkurencyjnej”. Narzędzie analizujące znaczenie obu wyrażeń ma większą szansę powiązać je ze sobą.
W mechanizmie RAG model AI współpracuje z bazą wiedzy. System wyszukuje informacje i przekazuje je jako kontekst odpowiedzi. Według NIST zasoby można dzięki temu aktualizować bez ponownego trenowania modelu.
Dla kancelarii oznacza to możliwość zadawania praktycznych pytań, na przykład:
Odpowiedź powinna prowadzić do źródłowego materiału. Prawnik nadal ocenia, czy znaleziona klauzula pasuje do nowej sprawy, ale AI znacząco ułatwiło mu pracę.
Kancelaria nie korzysta efektywnie z własnego know-how, gdy dokumenty są przechowywane według indywidualnych przyzwyczajeń prawników. Wraz ze wzrostem zespołu coraz trudniej ustalić, gdzie znajduje się właściwy materiał. W efekcie wiedza zostaje wyłącznie w głowach zespołu.
Najczęstsze przeszkody to:
AI nie odtworzy kontekstu, którego kancelaria nigdy nie zapisała, ani nie rozpozna automatycznie, która z podobnych wersji została zaakceptowana przez klienta. Kancelaria potrzebuje miejsca, w którym dokumenty zachowują związek ze sprawą i historię wersji.
Wyszukiwanie wspierane przez AI pozwala zadawać pytania w naturalnym języku i szukać materiałów według ich znaczenia. Wyszukiwanie pełnotekstowe sprawdza się przy precyzyjnych frazach, natomiast AI pomaga, gdy użytkownik pamięta sens rozwiązania, lecz nie jego brzmienie. Wynik powinien prowadzić do dokumentu źródłowego.
W badaniu ABA 54,4 proc. prawników wskazało oszczędność czasu jako główną potencjalną korzyść z AI, a 74,7 proc. uznało dokładność za najważniejszą obawę. Narzędzie może więc przyspieszyć wyszukiwanie. Niezmiennie jednak prawnik powinien sprawdzić wynik.
Przygotowanie wiedzy kancelarii warto rozpocząć od często wykorzystywanego rodzaju dokumentów, na przykład wzorów umów z wybranej praktyki.
Pierwszy etap powinien obejmować:
Test powinien pokazać, czy narzędzie wskazuje źródła i respektuje uprawnienia użytkowników. Kancelaria powinna też ustalić odpowiedzialność za aktualizację wzorów.
SingleCase przechowuje dokumenty w kontekście klientów i spraw. Wiadomości z załącznikami można zapisywać we właściwych aktach, a wyszukiwarka analizuje nazwę oraz treść pliku.
SingleDraft działa w Wordzie i przeszukuje bibliotekę klauzul oraz dokumentów referencyjnych. Im konsekwentniej zespół zapisuje materiały przy właściwych sprawach, tym większa część know-how może wspierać kolejne projekty.
Więcej o funkcjach SingleCase: www.singlecase.pl
AI może zmienić archiwum kancelarii w użyteczne źródło wiedzy – o ile prawnicy zapewnią dostęp do materiałów i ich kontekstu. Test gotowości jest prosty: czy nowy prawnik znajdzie wcześniejsze informacje, których może potrzebować, nie wiedząc, kto je przygotował?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, warto uporządkować jeden obszar know-how i sprawdzić, przy których zadaniach AI faktycznie skraca pracę.
Przeczytaj także: SingleDraft, czyli AI dla prawników w Wordzie oraz Czy kancelaria przetrwa tydzień bez swojej najbardziej zorganizowanej osoby?.
Tak, AI może przeszukiwać dokumenty kancelarii, jeżeli ma dostęp do ich treści i respektuje uprawnienia użytkownika. Zakres wyników zależy od miejsca zapisania materiałów.
Wyszukiwanie semantyczne znajduje materiały według znaczenia pytania, a nie wyłącznie identycznych słów. Może więc powiązać różne sformułowania opisujące ten sam problem.
Kancelaria powinna uporządkować przynajmniej zasoby przeznaczone do wykorzystania przez AI. Pilotaż można rozpocząć od jednej biblioteki wzorów.
SingleDraft pozwala wyszukiwać klauzule, wzory i dokumenty referencyjne w Wordzie. Prawnik może wykorzystać znaleziony materiał podczas redagowania dokumentu.
Chcesz sprawdzić, czy wiedza zgromadzona w Twojej kancelarii może przełożyć się na ułatwienie pracy całemu zespołowi? Zobacz, jak SingleCase i SingleDraft pomagają wyszukiwać wcześniejsze dokumenty oraz wykorzystywać je przy kolejnych sprawach. Umów krótką prezentację: www.singlecase.pl.
