Dobra kancelaria może źle zarabiać, jeżeli nie kontroluje rentowności prowadzonych spraw. Wysoka jakość usług, duża liczba zleceń i rosnące przychody nie pokazują jeszcze, ile kancelaria faktycznie zarabia na konkretnym projekcie.
O wyniku decyduje relacja między uzyskanym wynagrodzeniem a rzeczywistym kosztem obsługi sprawy. Jeżeli zespół poświęca na projekt więcej czasu, niż przewidywała wycena, albo część wykonanej pracy nie trafia na fakturę, marża stopniowo maleje. Partner może jednak zauważyć problem dopiero po zakończeniu rozliczeń, gdy na zmianę zakresu prac, zaangażowanych w nie osób lub warunków współpracy jest już za późno.
Wysoki przychód kancelarii nie zapewnia rentowności, jeżeli jego wypracowanie wymaga zbyt dużego nakładu czasu. Dwie sprawy o takiej samej wartości faktury mogą dać kancelarii zupełnie inny wynik.
Załóżmy, że kancelaria uzgodniła ryczałt w wysokości 50 000 zł i zaplanowała 80 godzin pracy. Zakładana wartość godziny wynosi 625 zł. Jeżeli zespół poświęci 120 godzin, spadnie ona do około 417 zł. Kwota faktury się nie zmieni, ale rentowność projektu już tak.
Przy rozliczeniu godzinowym przychód może wyglądać dobrze, mimo że partner usuwa część czasu przed wysłaniem faktury lub klient kwestionuje kolejne pozycje. Partner powinien więc wiedzieć, ile pracy wymagało uzyskanie przychodu.
Rentowność sprawy można ocenić, porównując przychód z rzeczywistym kosztem projektu. Analiza powinna obejmować także czas nieuwzględniony na fakturze.
W praktyce warto obserwować kilka wartości:
Na początek wystarczy porównywać planowany i rzeczywisty czas oraz wartość faktury. Ciekawostka: American Bar Association zalicza kontrolę zebranych honorariów, obniżeń czasu oraz odpisów do podstawowych elementów oceny rentowności kancelarii.
Marża w kancelarii prawnej najczęściej znika stopniowo w trakcie prowadzenia sprawy. Suma dodatkowych rozmów i kolejnych wersji dokumentu może przekroczyć czas uwzględniony w wycenie.
Najczęstsze przyczyny to:
Problemem bywa również nieaktualna wycena. Sprawa prowadzona od lat dla stałego klienta może być rozliczana według warunków ustalonych w innej sytuacji rynkowej. Efektywna stawka pokaże, czy model nadal odpowiada nakładowi pracy.
Rentowność można chronić w trakcie prowadzenia sprawy, jeżeli partner widzi aktualny czas pracy i wykorzystanie budżetu. Raport przygotowany po zamknięciu miesiąca zwykle nie pozwala już poprawić wyniku.
Przy sprawach ryczałtowych warto ustalić budżet godzinowy oraz progi ostrzegawcze. W rozliczeniach godzinowych kontroli wymagają write-downy i różnica między wartością pracy a kwotą przyjętą do faktury.
Bieżące dane pozwalają zmienić obsadę sprawy lub porozmawiać z klientem o rozszerzeniu zakresu. Im wcześniej pojawia się sygnał ostrzegawczy, tym więcej możliwości ma partner.
SingleCase pozwala śledzić czas pracy i wykorzystanie budżetu w trakcie prowadzenia sprawy przez kancelarię prawną. System może ostrzegać po osiągnięciu ustalonych progów.
Platforma podpowiada wpisy czasu na podstawie pracy przy dokumentach oraz wiadomościach, uwzględniając spotkania w kalendarzu. Pełniejsze dane pozwalają ocenić nakład zespołu również przy ryczałcie.
Raporty SingleCase pokazują czas zarejestrowany i zafakturowany. Pozwalają też sprawdzić wartość godzin usuniętych z rozliczenia, efektywną stawkę oraz recovery rate.
Więcej o funkcjach SingleCase: www.singlecase.pl
Kontrola rentowności pokazuje, ile zasobów kancelaria przeznacza na sprawę i czy wynagrodzenie odpowiada zaangażowaniu zespołu. Nie wymaga oceniania prawników wyłącznie przez pryzmat liczby wypracowanych godzin.
Dane z zakończonych projektów pomagają również w kolejnych wycenach. Kancelaria może sprawdzić ich rzeczywisty czas i obsadę, która dawała najlepszy wynik.
Przeczytaj także: Czy Twoja kancelaria pracuje za darmo? oraz Prawnicy a praca administracyjna – najdroższe godziny Twojej kancelarii.
Rentowność sprawy pokazuje, jaka część przychodu pozostaje kancelarii po uwzględnieniu kosztu projektu. Do jej oceny potrzebne są dane o nakładzie zespołu i uzyskanym wynagrodzeniu.
Rentowność sprawy można obliczyć, odejmując jej koszty od przychodu i odnosząc wynik do jego wartości. Kalkulacja powinna uwzględniać także pracę, która nie trafiła na fakturę.
Tak, ryczałt może być rentowny, jeżeli kancelaria prawidłowo oszacowała zakres i kontroluje nakład pracy. Każda dodatkowa godzina obniża efektywną stawkę.
Realization rate określa relację wartości zafakturowanej pracy do wartości czasu podlegającego rozliczeniu. Spadek może wskazywać na nadmierne redukcje godzin lub niewłaściwą wycenę.
Kancelaria powinna kontrolować kluczowe sprawy co najmniej raz w miesiącu, a projekty ryczałtowe również po osiągnięciu progów budżetu. Analiza musi pozostawiać czas na reakcję.
Chcesz zobaczyć, które sprawy rzeczywiście zarabiają na wynik Twojej kancelarii? Sprawdź, jak SingleCase pomaga kontrolować budżety i rentowność przed wystawieniem faktury. Umów krótką prezentację: www.singlecase.pl.
