Twoja kancelaria przez kilka lat działała w kilkuosobowym składzie. Z czasem zespół urósł – pojawiły się kolejne praktyki i więcej klientów. Partnerzy zaczęli narzekać na oczekiwanie na raporty, a odnalezienie dokumentu stało się mission impossible.
Rozwój kancelarii powinien cieszyć. Może jednak ujawnić, że narzędzia oraz zasady pracy przygotowane dla mniejszego zespołu przestały odpowiadać obecnej skali działalności. Kancelaria potrzebuje dobrego systemu do zarządzania, gdy ciągły rozwój zaczyna utrudniać dostęp do aktualnych informacji i sprawną organizację pracy. Liczba prawników ma znaczenie, ale równie ważna jest złożoność prowadzonych spraw oraz sposób rozliczania klientów.
Rozwój kancelarii wymaga zmiany sposobu pracy, ponieważ rozwiązania oparte na pamięci konkretnych osób przestają zapewniać kontrolę nad całością działalności. Wraz z każdym nowym prawnikiem rośnie liczba ustaleń i sytuacji, w których informacja musi zostać prawidłowo przekazana dalej.
Poszczególne zespoły mogą pracować sprawnie – a mimo to działać według odrobinę innych zasad. W efekcie podobne sprawy trudno ze sobą porównać, a przygotowanie wspólnego raportu wymaga ręcznego porządkowania informacji.
Na tym etapie wspólne procesy i jedno aktualne źródło danych stają się warunkami dalszego skalowania kancelarii. Pozwalają delegować pracę oraz zachować kontrolę nad jej przebiegiem, nawet gdy partner nie uczestniczy już osobiście w każdej sprawie.
Kancelaria potrzebuje systemu do zarządzania, gdy problemy z organizacją pracy zaczynają powtarzać się w różnych zespołach oraz przy kolejnych sprawach. Najczęstsze sygnały to:
Pojedynczy problem można często naprawić zmianą procedury. Jeżeli jednak kilka takich sygnałów występuje jednocześnie, warto sprawdzić, czy kancelaria nie wyrosła już z dotychczasowych narzędzi.
Przeczytaj również: AI dla prawników w Wordzie: jak SingleDraft pomaga w pracy z dokumentami?.
Przy wyborze systemu dla kancelarii warto przede wszystkim sprawdzić, czy ułatwi codzienną pracę zespołu w obszarach, które stały się problematyczne, oraz zapewni partnerom aktualne dane potrzebne do zarządzania. Pomogą w tym odpowiedzi na kilka pytań:
Znaczenie ma również możliwość dalszego rozwoju. Rozwiązanie wybrane dla dwudziestu użytkowników powinno nadal sprawnie działać, gdy zespół się powiększy albo kancelaria otworzy kolejne biuro.
SingleCase jest platformą do zarządzania kancelarią, z której korzysta ponad 600 europejskich firm prawniczych. System porządkuje sprawy i dokumenty. Rejestracja czasu ułatwia rozliczenia z klientami, a partnerzy otrzymują aktualne dane potrzebne do zarządzania.
SingleCase podpowiada wpisy czasu na podstawie pracy przy wiadomościach oraz dokumentach. Uwzględnia również spotkania zapisane w kalendarzu. System pokazuje wykorzystanie budżetu sprawy i pozwala wcześniej zauważyć ryzyko przekroczenia przyjętych założeń.
Dokumenty są zapisywane wraz z historią wersji, a wyszukiwarka pozwala wrócić do wiedzy zgromadzonej przy wcześniejszych projektach. Kancelaria może dzięki temu rozwijać zespół, zachowując wspólne zasady pracy.
„W tym czasie [...] bardzo się rozwinęliśmy, nasze potrzeby się zmieniają, a SingleCase dotrzymuje nam kroku” – mówi Josef Donát, partner zarządzający Rowan Legal, którego kancelaria korzysta z platformy od kilku lat.
Wdrożenie SingleCase w kancelarii obejmuje konfigurację systemu i migrację danych. Zespół SingleCase prowadzi również szkolenia, aby prawnicy mogli korzystać z platformy od początku pracy w nowym środowisku.
Więcej o możliwościach systemu: www.singlecase.pl.
Przygotowanie kancelarii do wdrożenia systemu warto zacząć od nazwania problemów, które platforma ma rozwiązać, oraz wyznaczenia osób odpowiedzialnych za projekt. Następnie trzeba uporządkować dane przeznaczone do migracji i ustalić zasady pracy, które będą obowiązywać po uruchomieniu systemu.
Najlepszy moment na rozpoczęcie zmiany pojawia się wtedy, gdy kancelaria wciąż pracuje sprawnie, ale coraz wyraźniej dostrzega ograniczenia obecnych narzędzi. Pozwala to zaplanować wdrożenie przed kolejnym etapem rozwoju.
Przed wyborem systemu warto:
Takie przygotowanie pomaga wybrać rozwiązanie odpowiadające rzeczywistym potrzebom kancelarii. Ułatwia też określenie, po czym zespół pozna, że wdrożenie przyniosło oczekiwany rezultat.
System do zarządzania kancelarią to oprogramowanie, które porządkuje prowadzenie spraw i pracę z dokumentami oraz zapewnia zespołowi dostęp do wspólnych danych. Może również wspierać rejestrowanie czasu i fakturowanie, a partnerom udostępniać bieżące raporty zarządcze. Takim systemem, sprawdzonym przez ponad 600 kancelarii z całej Europy, jest SingleCase.
Kancelaria może potrzebować systemu do zarządzania już przy kilkunastu prawnikach, jeśli dotychczasowe narzędzia utrudniają koordynowanie pracy zespołu. O potrzebie wdrożenia przesądza przede wszystkim liczba prowadzonych spraw i stopień złożoności procesów, a nie sama wielkość kancelarii.
Excel może wystarczyć do prowadzenia pojedynczych zestawień w małej kancelarii. Wraz z rozwojem zespołu coraz trudniej jednak utrzymać aktualność danych oraz kontrolować, czy wszyscy pracują np. na właściwej wersji arkusza.
Nie, zmiana systemu do zarządzania kancelarią nie musi oznaczać utraty dotychczasowych danych kancelarii. Dobrze przygotowana migracja pozwala przenieść informacje o klientach i sprawach do nowego środowiska. Jej zakres oraz sposób weryfikacji należy ustalić przed wdrożeniem.
Wdrożenie SingleCase trwa zwykle około czterech tygodni od podpisania umowy – do uruchomienia systemu. Dokładny harmonogram zależy od zakresu migracji danych oraz potrzebnych integracji.
Twoja kancelaria rośnie, a dotychczasowe narzędzia, zamiast ułatwiać pracę, coraz częściej ją utrudniają? Zobacz, jak SingleCase może wspierać kolejny etap jej rozwoju. Umów krótką prezentację: www.singlecase.pl.
