W kancelarii przybywa prawników i klientów, ale zespół administracyjny nadal liczy tyle samo osób. Pod koniec miesiąca back office zbiera brakujące wpisy czasu, partner prosi o raport, a nowa sprawa czeka na utworzenie. Problem pojawia się, gdy wszystko staje się pilne naraz.
Wzrost kancelarii niemal zawsze zwiększa liczbę zadań administracyjnych. Więcej spraw oznacza więcej dokumentów i danych do sprawdzenia. Rosną również oczekiwania dotyczące raportowania oraz szybkości rozliczeń. Kancelaria może ograniczyć przeciążenie back office’u, jeżeli uporządkuje przepływ informacji i zautomatyzuje powtarzalne czynności, zanim ich liczba przekroczy możliwości zespołu. Kolejny etat bywa potrzebny, ale wcześniej warto sprawdzić, ile czasu administracja przeznacza na przypominanie prawnikom o obowiązkach albo ponowne wpisywanie tych samych danych.
Zespół back office bywa przeciążony, gdy liczba operacji rośnie szybciej niż jego możliwości. Każdy nowy prawnik generuje kolejne wpisy czasu i dokumenty wymagające prawidłowego przypisania. Każda nowa sprawa oznacza również dane klienta oraz zasady rozliczeń, które trzeba wprowadzić do obiegu.
Szczególnie dużo pracy pojawia się na styku kilku procesów. Czas zarejestrowany przez prawników musi trafić do rozliczeń, a zatwierdzona faktura do systemu księgowego. Partner potrzebuje natomiast raportu opartego na tych samych informacjach. Jeżeli każdy etap odbywa się w innym narzędziu, back office staje się pośrednikiem między nimi.
W małej kancelarii można jeszcze uzupełnić brakujące informacje podczas rozmowy. Przy kilkudziesięciu prawnikach ta sama metoda oznacza dziesiątki wiadomości i rosnącą liczbę poprawek. Zespół administracyjny pracuje intensywniej, ale coraz większa część jego dnia służy utrzymaniu przepływu danych zamiast obsłudze zadań wymagających doświadczenia.
Przeciążenie back office’u można rozpoznać po tym, że powtarzalne procesy regularnie wymagają ręcznej interwencji. Najczęstsze sygnały to:
Pojedyncze opóźnienie nie świadczy jeszcze o problemie systemowym. Jeżeli jednak te same trudności powracają przy każdym cyklu rozliczeniowym, kancelaria powinna sprawdzić, czy źródłem przeciążenia nie jest sposób organizacji pracy.
Przeczytaj również: Czy Twoja kancelaria pracuje za darmo? Niezafakturowane godziny w kancelarii.
Największą ulgę dla back office’u przynosi uporządkowanie czynności wykonywanych często i według powtarzalnego schematu. W wielu kancelariach warto zacząć od:
Automatyzacja powinna eliminować czynności, które nie wymagają każdorazowej oceny człowieka. Prawnik nadal zatwierdza swój czas, a osoba odpowiedzialna za finanse kontroluje fakturę przed jej wystawieniem. System skraca drogę informacji między tymi decyzjami.
Warto zacząć od procesu powodującego najwięcej opóźnień. Jeżeli fakturowanie zajmuje kilkanaście dni, właśnie ten obszar powinien otrzymać pierwszeństwo. Kancelaria szybciej zobaczy rezultat i łatwiej przekona zespół do kolejnych zmian.
System do zarządzania kancelarią SingleCase odciąża back office. Dane powstające podczas prowadzenia sprawy mogą zostać później wykorzystane do rozliczeń i raportowania. Platforma jest używana przez ponad 500 europejskich kancelarii.
System podpowiada prawnikom wpisy czasu na podstawie wiadomości oraz dokumentów, nad którymi pracowali. Uwzględnia również spotkania zapisane w kalendarzu. Prawnik sprawdza propozycję i przypisuje ją do właściwej sprawy, dzięki czemu administracja rzadziej musi prosić o odtworzenie pracy pod koniec miesiąca.
Zarejestrowany czas trafia do procesu fakturowania. Osoba odpowiedzialna za rozliczenia widzi stawki i uzgodniony model wynagrodzenia. Może także sprawdzić aktualny WIP oraz przygotować fakturę w tym samym środowisku.
Partnerzy otrzymują dostęp do bieżących raportów i nie muszą każdorazowo prosić administracji o przygotowanie osobnego zestawienia. System pokazuje wykorzystanie budżetu sprawy, zanim przekroczenie stanie się widoczne dopiero podczas rozliczenia.
SingleCase może również współpracować z systemami księgowymi i narzędziami Microsoft 365. Ogranicza to liczbę sytuacji, w których back office ponownie wprowadza informacje istniejące już w kancelarii.
Zadaniem platformy jest zmniejszenie liczby przypomnień i ręcznych operacji potrzebnych do przeprowadzenia procesu. Więcej o możliwościach SingleCase: www.singlecase.pl.
Kolejny pracownik jest potrzebny wtedy, gdy po uporządkowaniu procesów ilość pracy nadal przekracza możliwości zespołu. Nowy etat nie zlikwiduje jednak problemu, jeżeli większość czasu administracji pochłaniają braki w danych albo przepisywanie informacji między systemami.
Przed podjęciem decyzji warto przez kilka tygodni sprawdzić:
Taki audyt pozwala oddzielić rzeczywisty wzrost obowiązków od pracy tworzonej przez nieefektywny proces. Może się okazać, że kancelaria potrzebuje dodatkowej osoby. Równie prawdopodobne jest jednak, że obecny zespół odzyska część czasu po zmianie sposobu rejestrowania pracy albo przygotowywania faktur.
Przeczytaj również: Kiedy kancelaria potrzebuje systemu do zarządzania?.
Back office kancelarii odpowiada za organizacyjne i finansowe zaplecze pracy prawników. Zakres obowiązków może obejmować obsługę klientów i spraw, przygotowanie rozliczeń oraz raportowanie dla partnerów.
Przeciążony back office regularnie nie nadąża z powtarzalnymi zadaniami, mimo dużego zaangażowania zespołu. Typowymi sygnałami są opóźnione faktury i rosnąca liczba ręcznych poprawek.
Nie, system do zarządzania kancelarią nie zastępuje doświadczenia osób pracujących w back office. Może jednak ograniczyć liczbę powtarzalnych operacji i zapewnić zespołowi więcej czasu na zadania wymagające oceny.
W pierwszej kolejności warto zautomatyzować proces powodujący najwięcej opóźnień lub ręcznych poprawek. W wielu kancelariach będzie to rejestracja czasu albo przygotowanie faktur.
Dobrze dobrany system powinien zmniejszyć liczbę czynności potrzebnych do przekazania informacji back office’owi. SingleCase podpowiada wpisy czasu i działa z narzędziami używanymi przez prawników w codziennej pracy.
SingleCase pomaga ograniczyć pracę administracyjną przez wykorzystanie tych samych danych podczas prowadzenia sprawy i jej późniejszego rozliczenia. System wspiera rejestrowanie czasu oraz fakturowanie, a partnerom udostępnia aktualne raporty.
Liczba spraw w Twojej kancelarii rośnie szybciej niż możliwości zespołu administracyjnego? Zobacz, jak SingleCase może ograniczyć liczbę ręcznych czynności i usprawnić przepływ danych. Umów krótką prezentację: www.singlecase.pl.
